ITML - Lösungen für SAP-Produkte

Datenarchivierung im SAP – eine sichere Sache

Die weltweite Vernetzung von Rechnern durch das Internet macht heute den Austausch von Daten möglich. Dadurch schwillt die Datenflut in Unternehmen ständig an. ITML bietet eine Lösung, mit der sich unternehmensrelevante Unterlagen und Dokumente einfach und sicher im SAP archivieren und wieder abrufen lassen, ohne den Unternehmensprozess unnötig zu beeinträchtigen.

Die Praxis zeigt es: Die gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung von Unternehmensdaten liegen im Schnitt bei 15 Jahren – ein Zeitraum, der manche mittelständige Unternehmen an die Grenze ihrer Archivierungsmöglichkeiten bringt. Auf eine saubere und regelmäßige Ablage von Papier-Belegen oder digitalen Dokumenten in verschiedensten Formaten wie Faxe, Briefe, Rechnungen sowie E-Mails ist daher in der heutigen Zeit nicht mehr zu verzichten. Mit der richtigen Lösung kann man auf Pflichtenhefte und eintreffende Kundendokumente ebenso zurückgreifen, wie auf erzeugte Ausdrucke aus Word, Excel oder Outlook. Eine feuersichere Aufbewahrung ist damit voll gewährleistet. Ein Rückverfolgen der einzelnen Geschäftstätigkeiten ebenso.

Rationeller Zugriff auf archivierte Dokumente

Nehmen wir an, aus dem Partnervertrag mit der Winkel AG/Wien aus 1998 muss kurzfristig eine wichtige Klausel nachgelesen werden. Das heißt für die Chefsekretärin Karin Weber ein umständliches und zeitaufwändiges durchstöbern der Dokumente im Keller. Wenn sie Glück hat! Es könnte jedoch ebenso gut sein, dass der Vertrag auch in der Zeitniederlassung in Österreich abgelegt wurde.

Mit der richtigen Plattform ist ein strategisches und unternehmensweites Dokumentenmanagement für eine saubere Archivierung sicher. ITML bietet eine durchgängige und erprobte Lösung, in welcher Dokumente verwaltet und die Dienstwege für Dokumente festgelegt, verteilt und überwacht werden. Das gesamte Informationspotenzial eines Unternehmens kann per Tastendruck aus SAP auf den Bildschirm gebracht werden. Die Plattform nutzt dabei vollständig die bestehende SAP-Umgebung und -Infrastruktur.

Sowohl eingehende, ausgehende und auch im Unternehmen erzeugte Dokumente werden zentral gehandhabt, ablegt und archiviert. Belege, die in Papierform eingehen, werden mittels Dokumentenscanner digitalisiert und stehen somit für Zugriffe (mit Beachtung des Berechtigungskonzeptes) weltweit zur Verfügung. Karin Weber kann sich somit durch einfaches Aufrufen im SAP den Partnervertrag anzeigen lassen. Dieser wurde beim Eingang via Barcode-Identifikation archiviert und dem richtigen Kunden im SAP zugewiesen.

Gesetzliche Vorgaben erfüllt

Durch die damit erreichte Integration aller Dokumente in den Backup- und Archivierungsprozess erfüllen Unternehmen die Gesetzesanforderungen und sichern die Rückverfolgung und Dokumentationspflicht in allen relevanten Bereichen. Mit der Plattform können nicht mehr benötigte Daten aus der SAP-Datenbank gelöscht werden, jedoch so, dass ein Zugriff auf diese Daten jederzeit über das Archivsystem wieder möglich ist. Dies macht ein System nicht nur schlanker und schneller, sondern spart durch die Eindämmung der Datenzunahme auch noch Kosten.